Список сокращений. 3
Введение.
1 Теоретическое обоснование визуализации и анализа бизнес-процессов в организации
1.1 Сущность и классификация методов анализа бизнес-процессов.
1.2 Основные подходы визуализации бизнес-процессов.
1.3 Тренды и перспективы развития технологий визуализации и анализа бизнес-процессов.
2 Методические аспекты использования технологий анализа и визуализации бизнес-процессов строительной компании ООО «Доверие»
2.1 Характеристика ООО «Доверие» в контексте бизнес-аналитики.
2.2 Анализ и визуализация бизнес-процессов строительной компании ООО «Доверие»
2.3 Специфика, особенные характеристики ООО «Доверие» по отношению к предмету исследования.
3 Практические аспекты использования технологий визуализации и анализа бизнес-процессов строительной компании ООО «Доверие».
3.1 Использование инструментов визуализации и анализа бизнес-процессов в ООО «Доверие».
3.2 Выводы и рекомендации по оптимизации бизнес-процессов ООО «Доверие»
Заключение.
Список использованных источников
Актуальность работы заключается в необходимости и эффективности управления бизнес-процессами в строительной отрасли. Бизнес-процессы являются ключевыми элементами в организации любого предприятия, и их оптимизация позволяет достичь высокой производительности и экономии затрат.
Строительная организация – это сложная система, в которой многие процессы и операции требуют точности и синхронизации, чтобы обеспечить качественную и своевременную реализацию проектов. Визуализация и анализ бизнес-процессов позволяют определить узкие места, эффективно распределить ресурсы и сократить время выполнения задач [34].
Более того, правильно спроектированные и оптимизированные бизнес-процессы помогают не только управлять текущими процессами, но и строить долгосрочные стратегии для развития компании. Визуализация и анализ бизнес-процессов также позволяют уменьшить ошибки и повысить качество выполняемых работ, а это в свою очередь значительно повышает конкурентоспособность предприятия на рынке.
В целом, визуализация и анализ бизнес-процессов являются важным инструментом для эффективного управления строительной организацией, что делает данную тему актуальной в настоящее время.
Проблема этой темы заключается в эффективном использовании методов, средств и инструментов визуализации и анализа бизнес-процессов для повышения результативности управления и функционирования в строительной компании.
Цель выпускной квалификационной работы – разработать рекомендации по оптимизации бизнес-процессов в ходе их визуализации и анализа в управлении строительными проектами в организации.
Объект исследования – технологии визуализации и анализа бизнес-процессов.
Предмет исследования – эффективность технологий визуализации и анализа бизнес-процессов в управлении и функционировании строительной организацией.
Для достижения поставленной цели требуется решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы анализа бизнес-процессов в организации, а также определить основные подходы визуализации бизнес-процессов в организации;
- выделить тренды и перспективы развития технологий визуализации и анализа бизнес-процессов в организации;
- применить на практике средства визуализации и анализа бизнес-процессов строительной организации в соответствии с ее спецификой;
- разработать рекомендации по оптимизации бизнес-процессов в строительной организации.
1 Теоретическое обоснование визуализации и анализА бизнес-процессов в организации
1.1 Сущность и классификация методов анализа бизнес-процессов
Основная цель анализа бизнес-процессов – повышение эффективности деятельности компании путём поиска и усиления её слабых сторон и постоянного совершенствования работы бизнес-процессов.
Отечественные исследователи отмечают, что анализ бизнес-процессов (Business Process Аnalysis) – это совокупность методов и приёмов для систематического получения информации о текущем состоянии бизнес-процесса, выявлении его сильных и слабых сторон, а также поиск путей для его улучшения [21]. Другие ученые добавляют, что анализ бизнес-процессов организации – это систематическое исследование процессов, которые используются в рамках деятельности компании с целью определения узких мест, проблем и возможных улучшений. Анализ бизнес-процессов включает в себя различные методы и техники, такие как моделирование процессов, измерение и анализ производительности, выявление проблемных зон и разработку плана действий для улучшения процессов. Цель анализа бизнес-процессов заключается в улучшении качества продукции/услуг, сокращении времени и затрат на производственные процессы, повышении конкурентоспособности компании и удовлетворенности клиентов [26].
А. П. Меркушева также отмечает, что основная цель анализа – повышение эффективности деятельности компании путём поиска и усиления её слабых сторон и постоянного совершенствования работы бизнес-процессов [25].
Основная задача анализа заключается в том, чтобы выполнить оценку результативности, расчет которой осуществляется исходя из определённого набора показателей. Эти самые показатели принято разделять на три вида [25]:
- структурный показатель – связь исходных данных, отношение части к целому.
- относительный показатель – соотношение данных из разных областей выполнения рабочих процессов.
- измеряемый показатель (индекс) – соотношение цифр из разных периодов в равных единицах измерения.
При помощи этих показателей можно получить оценку результативности процессов, которая показывает уровень эффективности управления компанией и позволяет настроить фокус на необходимые изменения.
Анализ бизнес-процессов подразделяется на два вида: качественный и количественный.
Качественный анализ осуществляется на основе субъективной оценки при помощи графической схемы. Здесь учитываются состав и способы реализации бизнес-процесса.
Количественный анализ подразумевает детальный сбор информации, обработку и изучение:
- показателей процесса: финансы, затраченное время, рабочий труд;
- показателей продукта: номенклатура, объём, наличие брака;
- показателей удовлетворённости клиентов: соответствие продукции ожиданиям потребителей.
Иными словами, количественный метод подразумевает измерение различных показателей в цифровом выражении.
Далее подробно рассмотрим каждый из методов, качественный и количественный.
Метод качественного анализа бизнес-процессов– в основе качественного анализа лежат: визуальная оценка графических схем, анализ рецензий сотрудников и специалистов в рамках рассматриваемого процесса.
Одним из качественных методов является SWOT-анализ предназначен для выявления сильных и слабых сторон бизнес-процесса, а также для прогноза его возможных улучшений или ухудшений. Он считается одним из самых простых методов и часто используется в совокупности с другими практиками.
SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Treatment) переводится как «сильные стороны», «слабые стороны», «возможности», «опасности». Именно эти четыре показателя выступают в качестве фундаментальных столбцов в итоговой матрице с результатами анкетирования [9].
Данный метод позволяет оценивать как внутреннее состояние бизнес-процесса, так и его состояние во взаимосвязи с другими процессами. Его можно применять как для оперативной оценки ситуации, так и для разработки длительной стратегии технического развития компании. SWOT-анализ позволяет учитывать все факторы для успешного роста и задействовать нужные рычаги трансформации бизнеса.
Как правило, анализ проводится путём анкетирования сотрудников, после чего результаты обрабатываются и преобразуются в рейтинг, и на их основе создаётся матрица, по которой в дальнейшем можно выявить причины низкой эффективности процесса [17].
Один из самых легких способов выполнить анализ процесса, цель которого состоит в определении направления последующего детального исследования. Он осуществляется путём моделирования схемы, на которой отображаются исполнители и ключевые группы выполняемых функций. Следующим шагом на схеме выделяются проблемные области и для каждой присваивается краткое описание.
Итоговая схема позволит расставить акценты на проблемных участках процесса и привлечь к ним внимание руководства. Исходя из полученных результатов можно будет принимать решение о дальнейших действиях в рамках проекта по реорганизации процессов компании [13].
Анализ ресурсного обеспечения процесса заключается в исследовании тех ресурсов, которые требуются для реализации процесса: человеческих, материально-технических и информационных. Здесь в качестве объекта исследования выступают:
- владелец и ответственные исполнители процесса и его операций;
- входящая и исходящая информация, а также информация, регламентирующая выполнение процесса (инструкции, организационно-распорядительные и нормативные правовые акты и т.п.);
- материалы, оборудование, станки, инструменты, информационно- коммуникационные системы и т.д.
Вышеназванные ресурсы в той или иной степени детализации практически всегда указываются в ходе моделирования бизнес-процессов. Степень их детализации зависит от специфики организации и целей анализа. Стоит отметить, что в рамках данного анализа финансовые ресурсы не исследуются, поскольку анализ стоимости реализации процесса осуществляется с помощью количественных видов анализа [14].
Одна из основных задач данного типа анализа заключается в выявлении наличия всех элементов, необходимых для осуществления процесса.
Поскольку одним из главных принципов процессного управления является наличие субъекта, ответственного за исполнение процесса, т.е. его владельца, то важным этапом данного анализа будет идентификация владельца процесса и ответственных исполнителей всех подпроцессов и операций. Стоит обратить внимание на то, что не может быть более одного ответственного исполнителя для каждого процесса, подпроцесса или операции.
Далее анализируется количество участников процесса, а также целесообразность их использования в данном процессе. Здесь уместно использовать здравый смысл и бенчмаркинг. Например, возвращаясь к процессу обработки входящего документа, стоит отметить, что функцию копирования выполняют два исполнителя: общий отдел и секретарь директора. Кроме сказанного выше (дублирование функции) также может возникнуть вопрос с ответственностью за хранение копии входящего документа. Какая из копий должна храниться и где? Или обе копии должны храниться? Возможно целесообразнее будет передать функции копирования входящего документа общему отделу, тем самым сократить операции, исполнителей и возможные риски, связанные с хранением в разных местах различных версий одного и того же документа. В рамках анализа входов и выходов изучаются два основных аспекта: потребность во входах и выходах, выявление неиспользуемых выходов [6].
При детальном изучении процесса определяется, какая информация требуется для его эффективного выполнения, проводится проверка наличия данной информации у исполнителя. Например, в рамках процесса совершенствования продукта в качестве входа выступают только рекламации клиентов, т.е. жалобы, поэтому анализ клиентской удовлетворенности осуществляется только исходя из негативного опыта использования продукции компании, а также на основе знаний и интуиции исполнителей анализа. Однако для проведения полноценного анализа необходимо получить информацию о том, что нравится клиентам в продукции компании, каковы их предложения и пожелания в плане ее совершенствования.
