Введение
- Теоретические основы кадрового документооборота.
1.1 Понятие кадрового документооборота.
1.2 Подходы к оптимизации кадрового документооборота.
2 Анализ кадрового документооборота в ООО «АЙС-СЕРВИС».
2.1 Характеристика ООО «АЙС-СЕРВИС».
2.2 Анализ кадровых показателей ООО «АЙС-СЕРВИС».
2.3 Анализ организации кадрового документооборота в ООО «АЙС-СЕРВИС»
- Разработка мероприятий по оптимизации кадрового документооборота в ООО «АЙС-СЕРВИС».
3.1 Мероприятия по оптимизации кадрового документооборота в ООО «АЙС-СЕРВИС»
3.2. Обоснование мероприятий по оптимизации кадрового документооборота в ООО «АЙС-СЕРВИС».
Заключение.
Список использованных источников.
Кадровое делопроизводство – это сфера деятельности, нацеленная на создание и использование кадровой документации для обеспечения всех процессов по управлению персоналом в организации.
Включает в себя: подготовку кадровых документов, работу с ними, организацию их хранения.
Кадровая документация имеет большое управленческое и социальное значение. Она является одной из основных составляющих эффективной работы с персоналом. Кроме того, она важна для каждого конкретного человека, так как содержит информацию о фактах его трудовой деятельности.
Прием, перевод, увольнение, поощрение, предоставление отпуска, командирование и другие взаимоотношения работника и работодателя должны быть документально закреплены. Наличие правильно оформленных документов свидетельствует о правомерности совершенных с работником действий. Это позволяет минимизировать вероятность трудовых споров, а также служит доказательством в суде в случае возникновения разногласий между субъектами трудовых отношений.
Актуальность темы выпускной квалификационной работы связана со значительным распространением исследуемого явления и заключается в необходимости разработки мероприятий по оптимизации работы в рассматриваемой области.
Вопросам кадрового аудита посвящены работы Калинина С.И., Мельцова К.А., Шабанова Г.В. и другие.
Целью выпускной квалификационной работы является разработка мероприятий по оптимизации кадрового документооборота в ООО «АЙС-СЕРВИС».
Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы кадрового документооборота;
- провести анализ кадрового документооборота в ООО «АЙС-СЕРВИС»;
- разработать мероприятия по оптимизации кадрового документооборота в ООО «АЙС-СЕРВИС».
Объект исследования – документооборот ООО «АЙС-СЕРВИС».
Предмет исследования – методы оптимизации документооборота.
Источниками информации для написания работы послужили:
- бухгалтерская (финансовая) отчетность организации;
- отчеты о численности и движении персонала организации;
- кадровые документы ООО «АЙС-СЕРВИС».
Период исследования 2020 – 2022 годы.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка использованных источников, включающего 52 источника. Работа иллюстрирована 10 таблицами и 4 рисунками. Общий объем работы 59 страниц.
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 ПОНЯТИЕ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Для осуществления деятельности в организациях создается специальное структурное подразделение: отдел по работе с документацией, служба ДОУ и другие подразделения, которые отвечают за делопроизводство всей компании.
Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Современное делопроизводство включает:
- обеспечение своевременного и правильного создания документов;
- организацию работы с документами.
Объектом делопроизводства является оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности организации.
Предметом делопроизводства является правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия, а также надлежащая организация документооборота в учреждении.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в другую организацию [8].
В технологию работы с документами входит:
- прием и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация документов;
- контроль исполнения документов;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов;
- отправка документов;
- систематизация и текущее хранение документов.
Кадровое делопроизводство является составной частью всей системы делопроизводства в организации и представляет собой деятельность, которая обеспечивает документирование, оформление и ведение, а также учет и хранение кадровой документации.
Ведение кадровой работы в организации осуществляется на основе инструкции по делопроизводству, нормативно-правовых актов, методической базы, а также литературы по делопроизводству и кадровому обеспечению учреждений.
Кадровые документы являются одними из самых важных документов в организации, так как любой кадровый документ фиксирует юридические факты, которые являются основанием совокупности соответствующих друг друга прав, обязанностей и ответственности работодателя и сотрудника организации. Кроме того, с помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, как работодатель, так и сотрудник организации может доказать свою правоту. Поэтому работа с кадровой документацией должна быть чрезвычайно серьезной, поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные обязанности и права работника [8].
По рисунку 1 можно увидеть, что документы, образующиеся в результате документирования трудовых отношений, а также документы, которые используются в кадровой работе, можно классифицировать по видам, таким образом можно выделить три вида кадровых документов:
- Документы по личному составу;
- Организационные документы;
- Информационно – справочные документы.
Организационная документация создает комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в деятельности организации.
При подготовке организационных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта - ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [4].
К организационным документам относятся следующие документы:
- устав организации;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- должностные инструкции работников;
- и так далее.
Документы по личному составу — это документы, которые отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между организацией и сотрудниками.
При подготовке данных документов необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) [2].
К документам по личному составу относятся:
- Трудовой договор;
- Личная карточка работника;
- Трудовые книжки и вкладыши к ним;
- Приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
- формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования;
- и так далее.
Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю организации.
На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких–то решений или подготовки распорядительных документов.
К информационно-справочным документам можно отнести:
- письма;
- докладные (служебные) записки;
- объяснительные записки;
- справки;
- и так далее.
Стоит отметить, что кадровые документы наиболее важные в организации и требуют обязательного оформления, так как кадровый документооборот позволяет действенно урегулировать широкий круг вопросов в сфере трудовых отношений:
- закрепить трудовые правоотношения на основании документов,
- упростить кадровые мероприятия у работодателя;
- организовать последовательную систему по управлению персоналом, соответствующую целевым задачам управления;
- регулировать трудовые отношения работника и работодателя;
- обеспечить необходимые организационные и правовые основы трудовых отношений для работников и для работодателя;
- решить трудовые споры.
Ведение кадрового делопроизводства приводит к обороту большого объёма документов. При этом кадровые документы подлежат строгому учёту и регистрации.
Ведение кадрового учёта необходимо, поскольку:
- этого требует трудовое законодательство;
- отношения между наёмным персоналом и работодателем должны быть упорядочены;
- это позволяет установить двухстороннюю связь между сторонами трудовых отношений;
- при правильном ведении документов можно избежать спорных и конфликтных ситуаций, а также штрафов.
Если организация не будет нести кадровый учёт или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, нарушитель понесёт административную ответственность, предусмотренную пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
- для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.
Кроме того, деятельность индивидуального предпринимателя и юридических лиц может быть приостановлена на срок до 90 суток.
[1] Составлено автором по конспектам с лекций
