Организация эффективных коммуникаций в организации

В современной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, знаниями, предложениями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс обмена информацией представить как процесс коммуникации. Коммуникации можно и нужно назвать связующим процессом, так как без обмена информацией сегодня не сможет обойтись не одна организация.

Представление об общественной жизни как о коммуникационном и информационном процессах сформировалось достаточно давно. Современные социальные теории рассматривают коммуникацию как важнейшее условие формирования и существования организаций, как основу развития социальных систем. Коммуникационное взаимодействие, взаимное принятие ролей, достижение согласия и понимания формируют организационную структуру, обеспечивают возможность кооперации и управления. Эффективные коммуникаций способствуют повышению показателей ее деятельности и уровня удовлетворенности работников трудом.

В настоящее время осознается ключевая роль коммуникаций в управлении организацией.

Цель работы - рассмотреть природу и сложность коммуникаций, с потенциальными трудностями на пути к пониманию сути сообщений, а также выяснить, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

Достижение указанной цели представляется возможным с помощью следующих задач: 1) изучить теоретические аспекты коммуникаций; 2) проанализировать типы коммуникаций и пути их совершенствования.

Указанные цель и задачи работы обусловили ее структуру, которая состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.

1. Природа и сущность коммуникаций

Важную роль при осуществлении менеджерами управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией. Невозможно переоценить важность коммуникации в функционировании системы управления.

Коммуникации - это связи между функциями, подразделениями системы управления, между людьми. Коммуникации - взаимодействия, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существования всякой организации .

Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к объекту управления, и наоборот, без правильного понимания передаваемой и получаемой информации управленческая работа невозможна.

Рассмотрим сущность, структуру, виды, средства, способы коммуникаций в организации.

На обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. В менеджменте коммуникация - это обмен информацией между людьми. На основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

Коммуникация может иметь место, если общающиеся люди понимают друг друга, т. е. у них имеется общий социальный опыт или они говорят на одном языке. Коммуникаций не бывает без информации, т. е. того, что передается в ходе коммуникативного процесса, чем люди обмениваются при коммуникации.

Если источником сообщения выступает субъект управления, то говорят об управленческой информации:

Управленческую информацию различают как: исходную, она кладется в основу принятия решений; организационную, она используется при реализации решений; регулирующую, она сопровождает управленческое решение и существует в виде определенных правил, предписаний, норм, рекомендаций; учетно - контрольную, она использует на завершающем этапе управленческого цикла. Управленческую информацию можно подразделить на: внутреннюю; внешнюю.

Внутренняя информация - это информация непосредственно о данной организации и ее внутренних переменах (цели, задачи, структура, технология, люди). Внешняя - об окружающей организацию среде.

По предназначению управленческая информация может быть: открытой для служебного пользования; секретной; совершенно секретной; совершенно секретной особой важности.

Средства передачи и получения управленческой информации на современных предприятиях самые разнообразные. Выбор средств зависит от характера информации, ее вида, возможностей, которыми располагают отправитель и получатель информации. В современный период все большее применение находят технические средства передачи и получения информации - радио, телефон, факс. Огромные возможности для получения и хранения информации имеют современные компьютеры. Наметились тенденции к сокращению письменной информации, но полностью избежать этого способа передачи информации нельзя .

Управляющая информация выполняет в организации следующие задачи: обслуживание функции управления - от подготовки и принятия решения до подведения результатов его выполнения; связывает подразделения организации и обеспечивает контакты с внешней средой; обеспечивает движение к заданной цели, позволяя выбрать определенную линию поведения. Буквально все организации перерабатывают, используют информацию. Важно знать об управленческой информации: какая исходная информация необходима для принятия решения; в каких информационных документах оформляется решение; какими средствами доводится исходная директивная информация до объекта управления, исполнителей; какая информация о ходе результатов выполнения решения должна даваться органу управления с различных участков управляемого объекта; кто обязан давать эту информацию, в какое время и при каких условиях; каким образом оформляется информация, какими средствами передается, по каким каналам; кому предназначена информация, в каком объеме и ассортименте она передается для различных уровней; пути и средства обеспечения своевременного получения и надежности информации, контроля за ее прохождением; проверки достоверности; место, методы и технические средства, люди, предназначенные для работы с информацией, получаемой от объекта хранения, переработки и использования, кто использует информацию; лица, принимающие на основе полученной информации новые решения и корригирующие старые; формы директивной или регулирующей информации, периодичность ее передачи, получатели и исполнители, сроки доведения до исполнителей.

2. Типы коммуникаций

Организационные коммуникации. Организационные коммуникации включают обмен информацией внутри организации между ее подразделениями.

Участники таких коммуникаций образуют коммуникационную сеть - соединение подразделений организации с помощью коммуникационных потоков. Главная задача организационных коммуникаций - это не передача отдельных символов, конкретного сообщения, а формирование и совершенствование информационных потоков.

Коммуникационная сеть организации включает горизонтальные, вертикальные и диагональные связи. Вертикальные связи устанавливаются между руководителем и исполнителями. Примером таких связей является цепь команд (сверху вниз) и предоставление отчетной информации (снизу вверх). Горизонтальные коммуникации существуют между подразделениями организации или ее членами, принадлежащими к одному уровню организационной структуры. Диагональные коммуникации - это связи с подразделениями других уровней организации, не относящиеся к вертикальным связям.

Группы с равной численностью могут иметь различные типы коммуникационных сетей. При формальном, централизованном типе все коммуникации осуществляются через руководителя группы. Здесь обеспечиваются высокая скорость и точность передачи, хорошая организованность и четко выраженное лидерство. Однако при этом руководитель “подавляет” инициативу исполнителей. При максимально децентрализованном типе все члены группы имеют равное число коммуникационных связей. Это позволяет достичь хорошего микроклимата в коллективе. Но коммуникации при таком типе сети характеризуются медленной скоростью, низкой точностью, слабой организованностью, отсутствием лидерства .

1. Багиев Г.Л., Тарасевич В.М., Анн Х., Маркетинг: учебник для вузов, 3-е издание / под общей редакцией Багиева Г.Л. – СПб: Питер, 2007.

2. Беляев В.И., Маркетинг: основы теории и практики: учебник – М.: КНОРУС, 2005.

3. Беляевский И.К. Маркетинговое исследование: информация, анализ, прогноз. – М.: Финансы и статистика, 2003.

4. Бородин Д. Феномен современной коммуникации. // «Эксперт», №10, 2002 год, с.16-18.

5. Гайдаенко Т.А., Маркетинговое управление. Полный курс МВА. Принципы управленческих решений и российская практика / Гайдаенко Т.А. – 2-е издание, переработанное и дополненное – М.: Эксмо, 2006.

6. Голубков Е.П., Основы маркетинга: учебник – М.: Издательство «Финпресс», 2000.

7. Михайлов В. А., Михайлов В. Особенности развития информационно-коммуникационой среды в современного общества //Актуальные проблемы теории коммуникации: сб. научных трудов. СПб.: Изд-во СПб ГПУ, 2004.

8. Снетков В.М. Психология коммуникации в организациях / В.М. Снетков. М.: Институт общегуманитарных исследований, 2002.

9. Строганова И.В. Управление неформальными коммуникациями как элементом корпоративной культуры. М., 2010.

10. Титова Н.Е., Кожаев Ю.П., Маркетинг: учебное пособие для студентов высших учебных заведений – М.: Гуманитарный издательский центр ВЛАДОС, 2003.

11. Яхонтова, Е.С. Доверие в управлении персоналом. Зарубежные подходы и отечественный опыт оценки / Е.С. Яхонтова // Социолог, исследования. № 9. -2004.-С. 117-121.