Деловое письмо как средство информационного обмена

Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые письма пересылаемые по почте или посредством факсимильной связи.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др

Современное деловое письмо — это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Цель работы: рассмотреть деловое письмо как средство информационного обмена.

Для достижения поставленной цели ставим следующие задачи:

1. Дать понятие делового письма, как особого вида вербальной коммуникации.
2. Рассмотреть виды писем.

1. Кирсанова М.В. Деловая переписка : Учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Н. Н. Анодина, Ю. М. Аксенов; Рос. акад. гос. службы при Президенте Рос. Федерации, Сиб. акад. гос. службы. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 101 с.
2. Максимова А.Л. 10 уроков русского речевого этикета / А.Л. Максимова. - 2. изд. - СПб.: Златоуст, 2012. - 103 с.
3. Мартин Д. Язык делового общения : [Искусство коммуникации с помощью электрон. средств связи] / Джудит Мартин; [Пер.: Гольдберг Ю.]. - М.: Эксмо-Пресс, 2011 - 271 с.
4. Психология и этика делового общения : Учеб. для студентов вузов Под ред. В. Н. Лавриненко. - 3. изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2012 - 326 с.
5. Рогожин Ю.М. Современное деловое письмо. – М., 2006.