Организация деятельности кадровой службы предприятия

В современных условиях важнейшим источником конкурентного преимущества предприятия становится человеческий капитал. Поиск квалифицированного персонала, адаптация, обучение и удержание лояльных, увлеченных работой и мотивированных сотрудников - основополагающий принцип работы кадровой службы, эффективность которой определяющим образом влияет на качество бизнеса предприятия в целом.

Актуальность данной  работы обусловлена следующими положениями.

Управление людьми важно для всех организаций — больших и малых, коммерческих и  некоммерческих, промышленных и действующих в сфере услуг. Без людей нет  организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и  выжить. Несомненно, что управление трудовыми ресурсами является одним из  важнейших аспектов теории и практики управления. Конкретная ответственность за общее руководство трудовыми ресурсами в крупных  организациях обычно возложена на профессионально подготовленных работников  отделов кадров, обычно в составе штабных служб.

В течение своей профессиональной жизни человек, как правило занимает не одну, а несколько должностей. Профессиональная карьера и есть такая последовательность должностей.

Для одних людей карьера становится результатом реализации долгосрочного плана, для других - это набор случайностей. В любом случае очевидно, что для успешного развития карьеры недостаточно одних пожеланий сотрудника, даже если они принимают форму хорошо продуманного плана. Для продвижения по иерархической лестнице необходимы профессиональные навыки, знания, опыт, настойчивость и определенный элемент везения.

Формирование и развитие персонала - процесс длительный и сложный. Усилия сторон в этом направлении только тогда будут эффективны в современном мире, когда будут иметь научную основу. Прошло то время, когда привилегированные партийные функционеры тасовали кадры по своему усмотрению, а на должности назначались малообразованные, профессионально слабые работники. Инновационный характер производства, его высокая наукоемкость, приоритетность вопросов качества продукции изменили требования к работнику, повысили значимость творческого отношения к труду и высокого профессионализма. Главный стратегический курс - на высокий уровень образования, квалификации и этики работников, непрерывное повышение профессионального мастерства и самовыражения.

В отечественной экономической литературе по менеджменту и управлению персоналом исторические и теоретические аспекты отраслевой и корпоративной кадровой политики исследуются недостаточно. Кадровую политику на современном этапе рассматривают чаще всего на микроэкономическом уровне, применительно к предприятию. Среди отечественных исследователей, занимающихся специальными проблемами управления персоналом и кадровой политики, следует отметить таких учёных как В.Дятлов, В Травин, А Беляев, В. Черноиванов, В. Куличенко, Т.Базаров, А.Егоршин, И.Заславский, И. Герчикова и др. Значительный вклад в разработку теоретических основ кадровой политики внесли зарубежные исследователи - А.Файоль, А.Маслоу, Д.Макгрегор, У.Оучи, Х.Х.Штробель, П.Бисмут, С. Кайлсапати, Дж. Робертс, Дж.Рохан.

Глава 1. Теоретические аспекты организации деятельности кадровой службы

1.1. Принципы деятельности кадровой службы

Служба по подбору персонала и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются:

• документирование трудовых отношений;
• осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;
• формирование стабильно работающего трудового коллектива;
• создание кадрового резерва;
• организация системы учета кадров.

Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом.

Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Руководство каждого предприятия должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько профессионально организованно ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.                                   

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

• самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
• выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
• выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:                                                                   

• разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в со­ответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
• учет личного состава;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение докумен­тации по делопроизводству;
• контроль исполнения руководителями подразделений прика­зов и распоряжений по работе с личным составом;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разра­ботка мероприятий по ее устранению;
• анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
• создание условий для повышения образовательного и квали­фикационного уровня специалистов;
• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка предложений по улучшению расстановки и ис­пользованию работников;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной
  комиссии;
• подготовка материалов для представления работников к по­ощрению и награждению;
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работни­ков;
• организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения направляются:

• сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
• копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
• копии приказов об утверждении (изменении) Правил внут­реннего трудового распорядка;
• сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

• требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
• принимать работников, организации по вопросам перемеще­ния и увольнения;
• взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
• требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

1. Акционерное общество - вопросы управления.//Вопросы приватизации № 21. -2005.
2. Андреева Г.М. Социальная психология. - М., 1980.
3. Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического  анализа: Учеб. для  студентов экон. спец.- 4-е изд. - М. 2007.
4. Бухгалтерские документы АО «Кетон».
5. Ворст Й., Ревентлоу П. Экономика фирмы. – М.,  
6. Документы отдела кадров АО «Кетон».
7. Документы группы организации труда и зарплаты АО «Кетон».
8. Документы группы маркетинга АО «Кетон».
9. Документы административно-хозяйственного отдела АО «Кетон».
10. Документы заместителя генерального директора АО «Кетон» по быту.
11. Долан Эдвин Дж. Микроэкономика. - СПб, 2004.
12. Друри К. Введение в управленческий и производственный учет. – М., 2004.
13. Жуков Л.И., Горшков В.В. Справочное пособие по труду и заработной плате. –М., 2000.
14. Кашанина Т.В. Предпринимательство. Правовые основы. – М., 2004.
15. Кисилев И.Я. Трудовое право в условиях рыночной экономики. – М., 2002.
16. Комментарий к Кодексу законов о труде Российской Федерации. Под ред. Никитского В.И. и Шеломова Б.А. – М., 2003.
17. Кон И.С. Социология личности. - М., 1967.
18. Коршунова Т.Ю., Нуртдинова А.Ф. Трудовой договор в современных условиях. //Государство и право. -2004. - № 2.
19. Крейнина М.Н. Анализ финансового состояния и инвестиционной привлека- тельности акционерных обществ в промышленности, строительстве торговле. - М., 2004.
20. Кузнецова Е.В. Финансовое управление компанией. – М., 2005.
21. Куренной А.М. Трудовое право на пути к рынку. - М., 2005.
22. Куренной А.М. Трудовые отношения в акционерном обществе: правовая регламентация. – М., 2004.
23. Лившиц Р.З. Трудовое законодательство: настоящее и будущее. – М., 1989.
24. Лубков А.Н. Контрактная форма найма и оплаты труда руководителей предприятий. //Экономика сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятий. - 2005. №2.
25. Мескон Альгфред Основы менеджмента. – М., 2005.

26. Надирашвили Ш.А. Понятие установки в общей и социальной пси­хологии. Тбилиси. 1974.
27. Основы управления персоналом / Под ред. Генкина Б.М. – М., 2006.
28. Пансков В. Г.   Главное — финансовая   стабилизация//Финансы. - 2004. - № 6.
29. Ришар Ж. Аудит и анализ хозяйственной деятельности  предприятия / Пер.с фр., под ред. Л.П. Белых. — М., 2007. 
30. Родионова В.М., Федотова М.А. Финансовая устойчивость предприятия в условиях инфляции. - М., 2005.
31. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. - Минск, 2007.
32. Сборник нормативных документов. Аренда. Малые предприятия. Акционерные общества. – М., 2000.
33. Сорокин П.А. Человек. Цивилизация. Общество. - М., 2002.
34. Стоянова Е. С. Финансовый менеджмент. Российская практика. - М., 2005.
35. Тернер Дж. Структура социологической теории. - М., 1985.
36. Травин В.В, Дятлов В.В Основы кадрового менеджмента. – М., 2005.
37. Трудовое право России. Под ред. Пашкова А.С. - Санкт-Петербург, 2004.
38. Устав АО «Кетон».
39. Чикина М.О. О показателях кредитоспособности//Деньги и кредит. - 2000. - №
40. Шишкин А. К., Вартанян С.С., Микрюков В.А. Бухгалтерский учет и финан- совый анализ на коммерческих предприятиях. – М., 2006.
41. Энтони Р., Рио Дж. Учет: ситуации и примеры. – М., 2003.
42. Ядов В.А., Саганенко Г.И. Ценностные ориентации как отражение условий образа жизни//Саморегуляция и прогнозирование социального пове­дения личности. Л.: Изд-во ЛГУ, 1979.