Введение. 2
1 Анализ проблемы и постановка задачи. 4
1.1 Краткая характеристика предприятия и автоматизируемого процесса 4
1.2 Описание существующей системы учета. 7
1.3 Выявление недостатков существующей системы учета. 8
1.4 Обоснование необходимости автоматизации процесса учета. 11
1.5 Анализ существующих вариантов решения задачи. 12
1.6 Выбор и обоснование своего варианта решения задачи. 15
1.7 Расширенная постановка задачи. 18
2 Проектная часть. 26
2.1 Обоснование выбора платформы разработки. 26
2.2 Проектирование функциональных подсистем. 29
2.3 Архитектура разрабатываемой системы.. 38
2.4 Разработка концептуальной (инфологической) модели данных. 40
2.5 Выбор системы управления базами данных. 42
2.6 Разработка физической модели базы данных. 43
3 Разработка системы. 49
3.1 Общая концепция разрабатываемой системы.. 49
3.2 Описание объектов системы. 51
3.3 Разработка отчетов и запросов. 55
3.4 Разработка интерфейса системы. 57
3.5 Руководство по установке, настройке и сопровождению программы 62
3.6 Руководство пользователя. 64
Заключение. 69
Список использованных источников. 71
Целью данного проекта является обоснование разработки и разработка системы автоматизации учета продаж ООО «ДНС Ритейл», специализирующейся на розничной продаже электроники.
Среди всего комплекса задач автоматизации деятельности предприятия особо выделяется задача автоматизации учета розничных продаж ООО «ДНС Ритейл». Деятельность на этом направлении является центральной и наиболее трудоемкой частью деятельности предприятия. Успешное решение этой задачи является залогом успешного решения всего комплекса задач автоматизации предприятия [26].
Актуальность работы состоит во все большей заинтересованности предприятий оптимизировать свою деятельность посредствам автоматизации. Автоматизация дает огромное преимущество предприятию. Это преимущество заключается в более рациональном использовании ресурсов, в более рациональном расходовании средств и четком представлении о состоянии процесса продаж в каждый момент времени.
Цель исследования – обосновать необходимость разработки и разработать систему автоматизации торгового учета ООО «ДНС Ритейл».
Объект исследования – процесс торгового учета и связанных с ним видов учета, который после исследования формализуется и реализуется в виде автоматизированной информационной системы.
Предмет исследования – предметная область работы магазина элетроника, принятый на предприятии стандарт и механизм документооборота, установившаяся система отчетности.
Задачи исследования:
- Ознакомление с деятельностью предприятия;
- Выявление недостатков существующей системы ведения учета;
- Постановка задачи на разработку системы;
- Разработка информационной модели и структуры данных системы;
- Разработка прикладного решения;
- Тестирование полученного решения, устранение недостатков.
Теоретико-методической основной исследования являются современные подходы и разработки в области управления предприятием. Эти разработки были взяты за основу данного проекта.
Экономическая сущность решаемой задачи состоит в снижении затрат на составление документов и отчетов, предоставление возможности постоянного контроля за процессами торгового учета [18].
Разрабатываемая АИС должна выполнять комплексную автоматизацию деятельности предприятия в области учета торговой и складской деятельности розничной торговой точки. Она должна позволять вводить всю необходимую нормативно-справочную информацию, фиксировать все факты хозяйственной деятельности предприятия, касающиеся движения товаров, получать отчетность в различных разрезах [15].
Разработанную АИС планируется внедрить на предприятии и ежедневно использовать в текущей деятельности; как правило, это составляет 300 операций в день.
1 Анализ проблемы и постановка задачи
1.1 Краткая характеристика предприятия и автоматизируемого процесса
Магазин «ДНС Ритейл» осуществляет розничную и мелко-оптовую торговлю электроникой следующих категорий:
- Бытовая техника;
- Автоэлектрка;
- Компьютерная техника;
- Ауди-видео техника;
- Мобильные устройства.
Объем продаж каждой категории товаров весьма значителен, что обусловлено местоположением магазина. Магазин находится на одном из самых больших в городе мелкооптовом рынке продовольственных и непродовольственных товаров. При этом сам рынок находится в оживленном районе города, что дает большую проходимость розничных покупателей.
Такое выгодное местоположение автоматически определило две категории покупателей – клиентов магазина:
- Розничные покупатели, жители данного микрорайона, привлеченные в магазин широким ассортиментом электроники и ценами, близкими к оптовым;
- Розничные покупатели, покупающие товар значительными, фактически мелко-оптовыми, партиями. Такие покупатели являются постоянными, имеют постоянные и накопительные скидки и занесены в реестр покупателей персонифицировано.
Торговля осуществляется в розницу, т.е. с использованием контрольно-кассового аппарата и выдачей товарного и кассового чека. Покупатели оплачивают товары наличными денежными средствами в кассу. Оплата может быть проведена и безналичным переводом денежных средств на расчетный счет магазина. В этом случае при продаже товара покупателю выдается товарный чек, а кассовый чек не выдается. Это касается, конечно, мелко-оптовых персонифицированных покупателей с которыми ведутся взаиморасчеты.
Постоянным покупателям выдаются дисконтные карты. Дисконтные карты предполагают наличие двух видов скидок:
- Постоянная, независимая от объема покупок и бессрочная;
- Накопительная, зависящая от объема покупок в суммовом выражении за определенный период, например за предыдущий год.
Дисконтная карта – еще один способ персонифицировать покупателя. Дисконтная карта выдается конкретному покупателю, данные которого заносятся в реестр покупателей. В дальнейшем можно провести анализ продаж по таким покупателям для принятия бизнес-решений в области политики работы с покупателями.
Для постоянных покупателей действует возможность предварительного заказа и бронирования товара. На основании предварительного заказа в дальнейшем осуществляется продажа товара с оплатой как наличными средствами в кассу, так и безналичным переводом.
Покупатели имеют возможность вернуть товар в магазин, если он не устроил их по каким-либо причинам. Возврат осуществляется в соответствии с законодательством РФ. При этом за возвращенный товар покупателю возвращаются денежные средства в полном объеме либо наличными из кассы, либо безналичным переводом на счет покупателя по договоренности.
Торговля осуществляется в отдельно стоящем одноэтажном здании. Магазин зонально разделен на следующие части:
- Торговый зал;
- Складская зона;
- Административные и хозяйственные помещения.
В торговом зале осуществляется работа с розничными покупателями. Товары представлены на открытых витринах, в том числе в холодильниках со стеклянными дверями для большей наглядности для покупателей. В торговом зале находится расчетно-кассовый узел, предназначенный для расчета с покупателями за проданный товар и оборудован контрольно-кассовой машиной для фиксации розничной продажи и выдачи покупателю кассового чека, денежным ящиком и детектором валют.
Работу с покупателями ведут администраторы торгового зала. В каждой торговой зоне работает один администратор. Он отвечает за работу с покупателями, является материально-ответственным лицом за наличие товаров, полученных со складов в своей торговой зоне, осуществляет кассовые операции и отвечает за сохранность наличных денежных средств в кассе.
Административные и хозяйственные помещения предназначены для выполнения побочных функций при работе магазина.
В складской зоне хранятся запасы товаров для обеспечения постоянного наличия товаров всех категорий в магазине. Так как объем продаж магазина очень большой, а ассортимент продаваемой электроники весьма значителен возникает необходимость создания постоянного товарного запаса товаров на складах магазина. Ведением товарных запасов и ответственными за их хранение являются товароведы.
Ведение взаимоотношений с поставщиками – важная часть работы магазина. При таких значительных объемах торговли важно обеспечить постоянное наличие необходимого объема товаров всех категорий для продажи и складских остатков этих товаров. Так как магазин торгует товарами многих категорий и предоставляет своим покупателям широкий ассортимент товаров по каждой категории, то и поставщиков у магазинов много. Четкая организация работы с поставщиками, обеспечение постоянного объема складских запасов товаров всех категорий – обязанность товароведов.
Успешное функционирование магазина осуществляется благодаря профессионализму и взаимодействию всех сотрудников магазина.
1.2 Описание существующей системы учета
В настоящее время для ведения оперативной работы по торговому учету в ООО «ДНС Ритейл» используется автоматизированная система, введенная в эксплуатацию несколько лет назад. Она в основном обеспечивает расчеты с клиентами. Но эта система устарела технически и морально. Она не позволяет полностью автоматизировать все процессы в системе. При этом вопрос учета товаров на складе в системе не представлен вообще никаким образом. Подготовка отчетов производится вручную с помощью офисных средств «Microsoft Excel» и «Microsoft Word», что занимает много времени и требует большой концентрации внимания. Опишем основные моменты ведения управленческого и бухгалтерского учета в ООО «ДНС Ритейл» на текущий момент.
Информация о контрагентах, необходимая для планировки договоров, извлекается «вручную» из предоставляемых финансовых и учредительных документов.
Оформление договоров с поставщиками ведется вручную с использованием механизмов продукта «Microsoft Office Word», которые позволяют формировать бланки документов.
Журнал договоров с поставщиками ведется в MS Excel. Он используется также для:
- Планирования договоров, которое производится в разрезе платежей (таблица содержит столбцы «Начало», «Конец» и «Цена» договора);
- Контроля исполнения договоров ( таблица содержит столбец «Статус»).
На основании первичных документов поставщика (ТН, ТТН, счет, счет-фактура) составляются данные о приходе, которые заносятся в «Товарный отчет». Листы «Товарного отчета» сшиваются в книгу, к каждому листу прикрепляются соответствующие первичные документы.
Оплата поставщикам производится либо безналичным расчетом через систему «Клиент- банк», либо наличными средствами. В случае оплаты по договору наличными, существует правило: сумма оплаты наличными средствами по одному договору не может превышать 100 000 рублей. В этом случае организация получает кассовый чек контрагента и прикрепляет его к счету контрагента.
Операции продаж осуществляются либо безналичным расчетом по договорам, либо с использованием кассового аппарата с выдачей кассового чека. Кассир в конце каждого операционного дня регистрирует все кассовые операции в Кассовой книге. Выручка сдается непосредственно руководителем по квитанции в банк.
Оплата за проданный товар может поступать также от клиента на расчетный счет в банке. К оплате прилагается договор. Ежедневно ко всем проведенным оплатам прилагаются выписки банка со всеми оправдательными документами.
К своим заказам контрагенты составляют заказную смету в произвольной форме. Такая же заказная смета составляется фирмой в случае заказа у контрагентов-поставщиков.
В случае расчета с поставщиками наличными средствами, денежные средства выдаются из кассы.
